Trabalho sem registro em carteira e empresa que não recolheu o INSS: como provar o tempo

Quem trabalhou como empregado sem carteira assinada era segurado do INSS desde o primeiro dia, porque a filiação nasce do próprio trabalho (Lei 8.213/1991, art. 11, I, a; Decreto 3.048/1999, art. 20, § 1º). Esse tempo conta para a aposentadoria, mas precisa ser provado com documento da época: testemunha sozinha não basta (Lei 8.213/1991, art. 55, § 3º). Já quem tinha carteira assinada e a empresa não recolheu não perde nada por isso. A lei presume que o desconto foi feito (Lei 8.212/1991, art. 33, § 5º) e manda contar o salário no cálculo do benefício mesmo sem o recolhimento (Lei 8.213/1991, art. 34, I). Abaixo, o roteiro para cada situação e a lista das provas que o INSS aceita.

Como saber se a empresa registrou e recolheu

O primeiro passo é o extrato do CNIS, no Meu INSS. Ele mostra cada vínculo, com as datas de entrada e de saída, e o salário de cada mês. O CNIS é a base que o INSS usa para provar a filiação, o tempo de contribuição e a relação de emprego (Lei 8.213/1991, art. 29-A), e o que depende de prova aparece com indicadores de pendência (IN PRES/INSS 128/2022, art. 17). O passo a passo para tirar e ler o extrato está no guia do CNIS.

Três prazos ajudam a entender o que aparece ali:

• a empresa tem 5 dias úteis para anotar a admissão, o salário e as condições especiais na carteira (CLT, art. 29), e o trabalhador deve ver a anotação na carteira digital em até 48 horas (art. 29, § 8º);
• os registros que o empregador faz no eSocial valem como as anotações da carteira e vão para o CNIS (Decreto 3.048/1999, art. 19, § 11, I; CLT, art. 29, § 7º);
• a data de início do vínculo lançada depois do último dia do 5º mês seguinte ao da admissão é extemporânea (Decreto 3.048/1999, art. 19, § 3º, I). Informação extemporânea só é aceita com documentos que provem que ela é regular (Lei 8.213/1991, art. 29-A, § 3º; Decreto 3.048/1999, art. 19, § 2º).

Para corrigir um erro, o pedido de inclusão, correção ou exclusão de dados do CNIS pode ser feito a qualquer momento, com documentos, mesmo sem pedir benefício (Lei 8.213/1991, art. 29-A, § 2º; Decreto 3.048/1999, art. 19, § 1º; IN 128/2022, art. 12).

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Roteiro por situação

1. Trabalhei sem carteira nenhuma

Se a empresa já fechou, junte também uma prova oficial de que ela existia no período: certidão da prefeitura, da Secretaria da Fazenda, da Junta Comercial ou de cartório com nome, endereço e data de encerramento (Decreto 3.048/1999, art. 143, § 3º; IN 128/2022, art. 571, §§ 1º e 2º).

A ação trabalhista que pede só a anotação da carteira para fins de previdência não tem o prazo de 2 anos depois da saída nem o de 5 anos: a CLT exclui essas ações da prescrição (art. 11, § 1º). O que a sentença vale no INSS está mais abaixo.

2. Tenho carteira assinada, mas a empresa não recolheu ou o vínculo não aparece no CNIS

Quem desconta e recolhe a contribuição do empregado é a empresa, até o dia 20 do mês seguinte (Lei 8.212/1991, art. 30, I, a e b). Por isso o regulamento presume, para a carência, o recolhimento das contribuições do empregado (Decreto 3.048/1999, art. 26, § 4º), e a carência do empregado conta desde a filiação (Lei 8.213/1991, art. 27, I). O que muda a regra de carência está no guia da carência e da qualidade de segurado.

Se o direito ao benefício estiver provado e faltar só a prova do valor dos salários, o INSS usa o salário mínimo nos meses sem prova do valor e recalcula o benefício quando a prova chegar (Lei 8.213/1991, art. 35; Decreto 3.048/1999, art. 36, § 2º).

Duas exceções a essa presunção para a carência: o empregado doméstico só tem o recolhimento presumido a partir de junho de 2015 (Decreto 3.048/1999, art. 26, §§ 4º-A a 4º-C), e o autônomo que presta serviço a empresa só a partir de abril de 2003 (art. 26, § 4º).

3. O vínculo aparece, mas com salário menor do que eu recebia

O salário que vale para o cálculo é o devido, mesmo que a empresa tenha recolhido sobre menos (Lei 8.213/1991, art. 34, I). Desde 13/11/2019, mês com salário de contribuição abaixo do mínimo não conta para tempo, carência nem cálculo, a não ser que seja complementado ou agrupado com outro mês (Decreto 3.048/1999, art. 19-E). Se o CNIS mostra um mês abaixo do mínimo e você recebia mais, a prova do salário real resolve sem pagar complemento.

Para ver o efeito do tempo provado na sua data de aposentadoria, use o simulador de aposentadoria.

Provas aceitas, por tipo

A lista vem do Decreto 3.048/1999, art. 19-B, e da IN PRES/INSS 128/2022, art. 48. Todo documento precisa ser da época dos fatos e identificar a empresa (IN 128/2022, art. 571, I). Cópia simples serve, sem autenticação, salvo previsão legal expressa ou dúvida fundada; a IN 128 ainda pede original ou cópia autenticada da ficha ou do livro de registro e do cartão de ponto (art. 48, II e VIII) (Decreto 3.048/1999, art. 19-B, § 2º).

A prova vale só para a pessoa citada nela: o documento do colega não prova o seu vínculo (Decreto 3.048/1999, art. 142, § 4º; IN 128/2022, art. 568, § 4º).

Testemunha sozinha serve?

Não. A comprovação do tempo, no INSS ou na Justiça, precisa de início de prova material da época, e a prova só por testemunhas não é admitida (Lei 8.213/1991, arts. 55, § 3º, e 108; Decreto 3.048/1999, art. 143). Com um documento que indique o trabalho, as testemunhas completam a prova na justificação administrativa: de 2 a 6 pessoas, e não podem depor menores de 16 anos, o cônjuge ou companheiro e parentes até o terceiro grau (IN 128/2022, art. 570).

A exceção é força maior ou caso fortuito, como incêndio, inundação ou desmoronamento que atingiu a empresa, provado por registro policial da época ou documentos contemporâneos (Decreto 3.048/1999, art. 143, §§ 1º e 2º).

Sentença trabalhista vale para o INSS?

Sozinha, não. Para a IN 128, a reclamatória trabalhista com trânsito em julgado cuida dos direitos trabalhistas e, por si só, não produz efeito no INSS. Para contar tempo, precisa de início de prova material: documentos da época juntados no processo trabalhista ou no pedido ao INSS (IN 128/2022, art. 172, I e II). Com essa prova, os salários fixados na sentença entram no CNIS mesmo sem recolhimento, dentro do mínimo e do teto (art. 172, III). Se o vínculo já estava provado e a ação discutiu só diferença de salário, o INSS não exige prova material (art. 172, IV). A decisão de reintegração conta sem prova material quando o vínculo anterior já está comprovado (art. 173).

O STJ fixou a mesma linha para o acordo: a sentença que homologa acordo trabalhista, e a anotação na carteira feita por causa dela, só valem como início de prova material quando houver elementos da época que demonstrem o trabalho no período, salvo caso fortuito ou força maior (Tema 1188, recurso repetitivo, Primeira Seção).

Na ação trabalhista que reconhece salários, o juiz manda recolher as contribuições, calculadas mês a mês sobre o período trabalhado (Lei 8.212/1991, art. 43, caput e § 3º).

Se o INSS negar a inclusão do período, o caminho é o recurso administrativo ou a ação na Justiça Federal. Veja como funciona o processo administrativo no INSS.

Perguntas frequentes

Quem trabalhou sem carteira assinada tem direito à aposentadoria? Tem, se provar o trabalho. O empregado sem registro é segurado obrigatório (Lei 8.213/1991, art. 11, I, a), e o período provado conta como tempo de contribuição. A prova precisa de documento da época (art. 55, § 3º).

A empresa não recolheu meu INSS. Perdi esse tempo? Não. Para o empregado, o salário devido conta no cálculo mesmo sem recolhimento (Lei 8.213/1991, art. 34, I), e a lei presume que o desconto foi feito (Lei 8.212/1991, art. 33, § 5º). O que você precisa é que o vínculo e o salário estejam no CNIS ou provados por documento.

Como saber se a empresa está pagando o meu INSS? Pelo extrato do CNIS no Meu INSS. Se o vínculo ou os salários não aparecem, peça a inclusão com a carteira e os holerites (Lei 8.213/1991, art. 29-A, § 2º).

A empresa faliu sem pagar o INSS. E agora? A prova é a mesma: carteira, holerites, FGTS, rescisão. Junte também uma certidão que mostre que a empresa existia no período (Decreto 3.048/1999, art. 143, § 3º).

Testemunhas bastam para provar o tempo sem carteira? Não. Elas servem para completar um documento da época (Lei 8.213/1991, art. 55, § 3º).

Ação trabalhista para anotar a carteira prescreve? Quando o pedido é só a anotação para fins de previdência, não (CLT, art. 11, § 1º). Os créditos trabalhistas, como salário e verbas da rescisão, seguem os prazos de 5 anos e de 2 anos depois da saída (art. 11, caput).

Que documentos levo? Os da tabela acima. A lista geral de documentos para o INSS está em documentos para o INSS. Para conferir o seu caso, fale com o escritório.

Fontes

• Lei 8.213/1991, arts. 11, I, a; 27, I; 29-A, caput e §§ 2º, 3º e 5º; 34, I; 35; 55, § 3º (redação da Lei 13.846/2019); e 108.
• Lei 8.212/1991, arts. 30, I, a e b; 33, caput e § 5º; e 43, caput e § 3º.
• Decreto 3.048/1999, arts. 19, §§ 1º a 3º e 11; 19-B; 19-E; 20, § 1º; 26, §§ 4º a 4º-C; 36, § 2º; 142, § 4º; 143; e 151.
• Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/1943), arts. 11, caput e § 1º, e 29, caput e §§ 7º e 8º.
• Instrução Normativa PRES/INSS 128/2022, arts. 12, 15, 16, 17, 22, 46, 48, 50, 51, 172, 173, 568, 570 e 571.
• Superior Tribunal de Justiça, Tema Repetitivo 1188 (Primeira Seção).